Linhas telefônicas, e-mail ou chats de mensagens instantâneas são alguns dos canais de comunicação mais utilizados pelas empresas. Canal digital de denúncias, o único capaz de cumprir as premissas do novo regulador para a proteção das pessoas que denunciam violações. A Lei obriga todas as empresas com mais de 50 funcionários a aplicarem canais internos de comunicação para informantes

Mais e mais empresas estão recorrendo a seus próprios funcionários para denunciar comportamentos criminosos que possam estar ocorrendo. A gestão não consegue estar ciente de cada um dos pequenos passos que são realizados no dia a dia, porém, os colaboradores estão em constante contato com a realidade empresarial e são mais capazes de identificar comportamentos antiéticos e ilegais em uma empresa. Para isso, além de uma cultura empresarial pautada na ética empresarial e um ambiente que privilegia a informação sem medo de represálias, é preciso contar com canais de comunicação interna seguros e eficientes.

É precisamente nesta base que se baseia a Lei que regulamenta a protecção das pessoas que denunciam infracções, a adaptação à normativa espanhola da directiva Whistleblowing, que entrará em vigor nos próximos meses e que obriga todas as empresas com mais de 50 trabalhadores a aplicar canais de comunicação interna para informantes. Essas são ferramentas que permitem que funcionários e outros alertem confidencialmente uma organização sobre suspeita de má conduta.

A nova Lei estabelece que eles devem garantir a confidencialidade, monitoramento, investigação e proteção do informante, e para isso devem permitir a comunicação por escrito ou verbalmente, ser independentes e diferenciados dos demais canais de comunicação da empresa. Existem diferentes tipos de ferramentas de comunicação que as empresas utilizam no dia a dia, porém, nem todas servem como canal de denúncia. O Grupo EQS, líder no fornecimento de serviços de regtech, aponta as vantagens e desvantagens de cada um deles:

1- Linhas de atendimento telefônico

É um dos canais de comunicação mais comuns, utilizado pelas empresas há anos. Esses tipos de telefones de atendimento são de fácil acesso, pois qualquer funcionário pode ligar de qualquer telefone, sem necessariamente estar dentro da estrutura da empresa. Seus pontos fortes são baseados na atenção pessoal, porque sempre tem que haver uma pessoa do outro lado do telefone, e isso gera confiança no funcionário. Nesse sentido, atende à premissa da nova Lei de nomear um responsável exclusivo pela gestão da informação.

No entanto, seu fácil acesso apresenta-se como seu pior inconveniente. O fato de ser um número de telefone para o qual qualquer pessoa pode ligar os torna suscetíveis a pegadinhas e alegações falsas. Por outro lado, também é difícil monitorar efetivamente as informações e, portanto, realizar uma investigação, pois o funcionário se mostra relutante em deixar seus dados para contatá-los novamente.

2- Caixas de correio de e-mail

Em nível corporativo, o e-mail é o canal mais utilizado, porém, é um canal inadequado para informantes. Pode parecer um canal muito atraente, pois todos os funcionários têm acesso ao e-mail e é fácil manter uma linha de comunicação bidirecional, mas é muito difícil manter o anonimato. Além disso, para cumprir as obrigações estabelecidas pela nova Lei, é necessário estar localizado como um canal independente, para o qual seria necessário estabelecer um novo domínio e endereço para cada funcionário.

O mesmo acontece com as caixas de correio físicas, cada vez menos utilizadas para este tipo de questões, mais relegadas a pedidos e sugestões. Nesse caso, as vantagens são muito limitadas, pois embora mantenham o anonimato, impossibilitam o monitoramento das comunicações.

3- Conversas de mensagens instantâneas

É uma forma de comunicação rápida e fácil que permite conversar em tempo real. Além disso, existe a possibilidade de compartilhar arquivos e imagens de forma bem simples, que pode funcionar para acompanhar as informações fornecidas pelo funcionário. Você está diante de um dos canais mais preparados para se adequar às novidades da nova Lei.

No entanto, também não são totalmente adequados para cumprir a diretiva. Em muitas ocasiões, eles são até integrados às próprias plataformas de e-mail e, enquanto forem usados, será impossível cumprir o anonimato. Por outro lado, usar este mesmo canal viola a necessidade de estar completamente separado dos canais tradicionais.

4- Canais digitais de reclamação, a solução

São canais de comunicação que integram todos os anteriores numa mesma plataforma, permitindo assim a comunicação verbal e escrita, bem como a possibilidade de partilha de imagens e vídeos. Eles são projetados de tal forma que ambas as partes, o informante e o compliance officer, possam acessar a ferramenta mantendo o total anonimato do funcionário, garantindo que a pessoa que acessa seja um funcionário da mesma empresa e permitindo o re-acesso e monitoramento da conversa sem a necessidade de fornecer informações de contato adicionais.

Sendo gerido por fornecedores externos que dão acesso ao compliance officer, é assegurada a total independência do canal. Sendo este mesmo fornecedor que pode dar acesso à plataforma, fica também assegurado que não existe conflito de interesses e que apenas o responsável pela receção da informação pode aceder. Além disso, por estar integrado por tecnologias digitais destinadas ao mesmo, pode ser garantida a atenção 24 horas e posterior gestão por uma pessoa real.

“Para cumprir a Lei, as empresas precisam pensar além de utilizar os canais que já utilizam e adaptá-los para essa função, as empresas devem entender que para cumprir suas novas obrigações, devem se comprometer com novos canais que garantam a confidencialidade e segurança dos funcionários. O canal de denúncias deve funcionar como um sistema de alerta precoce, capaz de identificar e combater a má gestão em uma organização, formando a base para uma gestão eficaz de riscos corporativos”, disse Murray Grainger, Country Manager do EQS Group Espanha e Portugal.